Papierloses Büro - Diese Schritte sind wichtig

Seit Jahren ist immer wieder vom Konzept des papierlosen Büros zu hören. In der Tat kann der organisatorische Aufwand der Arbeit klar reduziert werden, wenn Dateien fortan nur noch digital verarbeitet und abgelegt werden. Doch vielerorts handelt es sich noch immer um eine Utopie. Was ist also notwendig, um diesen Schritt erfolgreich zu schaffen? Das wollen wir uns hier in diesem Artikel genauer ansehen.

Das passende System entwickeln
In einem ersten Schritt ist es von Bedeutung, eine Entscheidung bezüglich des Systems zu treffen. Wer wichtige Dokumente nach wie vor abheftet, beschriftet und archiviert, verfügt über eine zielsichere Herangehensweise. Diese kann mit hoher Wahrscheinlichkeit ein späteres Auffinden der Dokumente ermöglichen.

In gleicher Weise ist es auch im digitalen Raum notwendig, sich um ein solches System zu bemühen. Dieses kann zum Beispiel aus einer bestimmten Anlage von Ordnern bestehen, die Zugriff auf alle wichtigen Dokumente bieten. Diverse Programme, die in den letzten Jahren auf den Markt gekommen sind, versprechen ebenfalls Unterstützung bei diesem Vorhaben. Auch farbige Tags, die an die verschiedenen Dateien angehängt werden, können unter dem Strich einen Beitrag zur Organisation des papierlosen Büros leisten.

Der Kopierer ist weiter bedeutend
Was häufig missverstanden wird: papierloses Büro bedeutet an sich nicht, dass nie wieder ein Papier in die Hand genommen wird. Auch aus dem Grund ist es wichtig, weiterhin über einen funktionsfähigen Kopierer zu verfügen. Der Kopierer Service, der hier auf dieser Seite zu finden ist, macht zum Beispiel eine günstige Reparatur defekter Geräte möglich. So bietet sich auch auf lange Sicht die Gelegenheit, einen soliden Plan B zu erhalten, auf den bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.

Dass Angebote wie der Kopierer Service weiter bedeutend sein werden, liegt auch an der Interaktion mit Geschäftspartnern und Kunden. Denn die Umstellung des eigenen Büros auf das digitale Format reicht in der Regel noch nicht aus, um völlig ohne Papier auskommen zu können. Sofern wichtige Schnittstellen ihre Dokumente weiterhin per Post übersenden, bleibt ein Restbestand an haptischem Material weiter bestehen.

Die passende Technik wählen
Alles in allem kommt es nun noch auf die richtige Ausrüstung an, was die Arbeit im digitalen Büro angeht. Dies liegt nicht zuletzt an den Herausforderungen, die allein der Prozess der Digitalisierung mit sich bringt. Dies schließt zum Beispiel auch mit ein, jene Dokumente neu zu digitalisieren, die in den letzten Jahren noch in Papierform abgeheftet wurden. Ein Scanner mit hoher Leistungsfähigkeit, der einfach bedient werden kann, stellt aus dem Grund einen absoluten Grundstock für die Arbeit dar.

Ebenfalls macht es nicht nur in großen Büros Sinn, mit einem hochwertigen Stempel zu arbeiten. Dieser kann eine fortlaufende Nummer auf den Dokumenten anbringen, die auch für den Scanner sichtbar ist. Im Anschluss daran bietet sich die Möglichkeit, auch die digitale Datei in der gleichen Weise zu benennen. Auf diese Art und Weise lässt sich sicherstellen, dass unter dem Strich jedes einzelne Blatt sicher zugeordnet werden kann. Die geringen Kosten, welche die Anschaffung dieser Utensilien mit sich bringt, lohnen sich in jedem Fall. Schließlich liegt darin die Chance begründet, sich mit einer sehr viel höheren Effizienz an die Arbeit zu machen und in großen Schritten auf das papierlose Büro zuzugehen.

Dieser Beitrag wurde geschrieben von Andreas Erle am Montag, 1. Februar 2021 um 00:00 und eingeordnet unter WBlog .